Szanowni Państwo,

Uprzejmie informujemy, że w bieżącym tygodniu Prezydent RP podpisał nową ustawę o ochronie danych osobowych, która została uchwalona w dniu 10 maja 2018 roku, a która wejdzie w dniu jutrzejszym, to jest 25 maja 2018 roku. Przedmiotowa ustawa wprowadza nowe regulacje w odniesieniu do monitoringu wizyjnego, a to poprzez wprowadzenie zmian między innymi w przepisach Kodeksu pracy.

Zgodnie z nowym art. 22² KP, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring) - § 1.

Zgodnie z dalszym § 2, monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba, że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego w § 1 i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Co istotne, zgodnie z § 3, nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, a w przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa (§ 4) lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin określony w § 3 ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie tych okresów (§ 5) uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe, podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (§ 6).

W przypadku wprowadzenia monitoringu, zgodnie z § 7, pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (w praktyce oznacza to, że o istniejącym monitoringu należałoby powiadomić pracowników w dniu jutrzejszym, to jest w dniu 25 maja 2018 roku). Ponadto, każdy pracownik przed dopuszczeniem go do pracy powinien zostać poinformowany na piśmie o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (§ 8).

W przypadku wprowadzenia monitoringu, należy oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż na jeden dzień przed jego uruchomieniem (to również należałoby wykonać w dniu 25 maja 2018 roku), zgodnie z § 9.

Analogiczne przepisy wprowadza art. 22³ KP w odniesieniu do kontroli poczty elektronicznej pracowników (w szczególności w odniesieniu do powyżej wskazanych § 6-10) w przypadku konieczności zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy oraz w odniesieniu do innych form monitoringu, którego zastosowanie będzie konieczne do realizacji celów, o których mowa w § 1 (np. kontrola wykorzystania samochodów służbowych lub telefonów komórkowych poprzez lokalizację GPS lub kontrolę billingów telefonicznych)

Zwracam jednocześnie uwagę, że w zakresie przedmiotowych przepisów ustawodawca nie przewidział okresu przejściowego. Oznacza to konieczność niezwłocznego dostosowania posiadanego monitoringu wizyjnego do nowych przepisów. Istnieje w skrajnym przypadku ryzyko uznania, że w przypadku wcześniejszego braku poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu wizyjnego, należałoby go wyłączyć na okres co najmniej dwóch tygodni, o których mowa w treści nowego art. 22² § 7 KP. Z pewnością natomiast należy z ostrożności niezwłocznie poinformować pracowników o stosowanym monitoringu wizyjnym (i ewentualnym monitoringu poczty elektronicznej) oraz oznaczenia pomieszczeń/terenu, które są objęte monitoringiem.